Por Primo Delgado Zayas
Consultor de Negocios
El objetivo de todo negocio es operar con ganancias y que dichas ganancias se mantengan y crezcan. De eso se trata la economía de mercado. Teniendo esto en cuenta es necesario poder medir con la mayor precisión las ganancias que se obtienen, si es que se obtienen.
Existen en la calle la idea generalizada de que la contabilidad es para poder llenar la planilla de contribuciones para el gobierno y que lo importante es que haya dinero en el banco y lo demás es un cuento. Algunos van mas allá y sangran los negocios y para que nadie se entere no lo apuntan en ningún sitio. Gran cosa. Este modelo de negocios en los tiempos modernos de tanta competencia es muy frágil y puede tener consecuencias nefastas y hasta fatales. Como el dueño no sabe realmente como está su situación no toma medidas y una contracción en la economía se lo puede llevar enredado y obligarlo a cerrar o declararse en quiebra.
A continuación ofrezco lo que a mi entender son principios básicos de sana administración para todo dueño de negocio, de medianos a pequeños. Los negocios grandes la situación los fuerza a tener buenos sistemas de información para poder sobrevivir.
La contabilidad es la clave para tener la información necesaria para operar un negocio y tener éxito. La versión básica de Quick Books para un solo usuario cuesta menos de $180.00 en CostCo. No hay excusa para no tener la contabilidad en una forma completa y profesional. Este programa al igual que Peachtree ofrece todo lo necesario para operar cualquier negocio con toda la información que hace falta para tomar decisiones informadas y acertadas.
Solo hace falta una computadora de $450.00 para correr cualquiera de estos programas. Hasta en una laptop moderna se pueden correr. Las versiones mas modernas de Quick Books necesitan computadoras no mas viejas de 3 años para correr.
Estos programas permiten hacer cheques y pagar todas sus cuentas y a la vez se registra todo en las cuentas contables correctas de un solo viaje. No se recomienda hacer cheques manuales para después entrarlos en el sistema. Mala práctica. Estos programas tienen módulos de inventario, ventas cash y ventas a crédito. En muchos casos no hace falta un programa de Punto de Venta especializado y se puede usar el modulo de ventas cash en vez de una aplicación de Punto de Venta.
Como dueño hay que tener claro que nivel de ventas es necesario para que se cubran todos los gastos. Esto en ingles se conoce como "break even point" o punto de empate. En la medida que esto no se sepa el mero pasar del tiempo cuando no se supera este punto de ventas hace la recuperación mas y mas difícil. Hace falta un buen sistema de contabilidad para saber esto con precisión.
Algunos negocios reconcilian el banco una vez al mes y a veces nunca, solo se dejan llevar por el balance del banco que obtienen por internet o llamando al banco. Big mistake. En todo negocio es fundamental que el banco reconcilie varias veces al mes con el sistema de contabilidad que se esté usando. Ambos programas de contabilidad tienen módulos muy fáciles de usar que permiten reconciliar el banco rápidamente y sin errores. No hacerlo puede traer consecuencias tales como: contabilidad incompleta (faltan gastos), mala información, malas decisiones de negocio, dar cheques sin fondo a sus suplidores, no detectar desfalcos o robos internos y confusión o errores en las cuentas de los clientes si se vende a crédito.
El éxito de Apple Computers se dice que consiste en desarrollar productos excitantes que ellos entienden que la gente va a comprar y ponerles un precio correcto para ellos ganar mucho dinero. Créanme que lo hacen muy bien. Es muy fácil vender barato, lo difícil es vender al precio correcto y para esto hay que conocer su negocio bien.
Ya sea manufactura, comercio al por mayor o detal es importante conocer la estructura de costos de su negocio para poder establecer el precio correcto de lo que vende. En manufactura están los costos directos de producción, gastos de ventas y distribución, el "overead" y el cálculo de sobrante o beneficio. En ventas al por mayor y detal se considera el costo de la mercancía puesta en su negocio para establecer un margen bruto que cubra todos los gastos de venta, distribución, "overead" y la ganancia neta. La ganancia neta no se puede confundir con la ganancia bruta o margen bruto ya que la neta es lo que sobra después de cubrir todos los gastos.
En los negocios de servicios aplican los mismos conceptos ya que hay un nivel de gastos que hay que cubrir para que pueda surgir un sobrante o beneficio neto.
Si no se tiene un precio correcto no se va a generar un sobrante o beneficio neto. Si no hay beneficio tarde o temprano no hay negocio.
Uno de los aspectos más importantes y claves de los negocios de manufactura y comercio en mercancías es la función de compra. Hay quienes dicen que la ganancia está asegurada si la compra se hizo bien, que lo más importante es comprar bien. Las compañías más grandes tienen departamentos completos de compras que administran las políticas de compra de la alta gerencia. En las pequeñas y medianas compañías esta función recae en el dueño del negocio. El mundo de negocios globalizado y de alta tecnología permite refinar los métodos de compra para obtener mejores resultados. El internet es una herramienta extremadamente útil para llevar a cabo compras eficientes. La condición de Isla que tiene Puerto Rico hace que la logística de transportación sea uno de los aspectos más importantes en una estrategia de compra eficiente que obtenga los mejores precios y condiciones. Es importante no confundir el reemplazo de inventario con la especulación en mercados que suben y bajan por condiciones externas. Los negocios pequeños y medianos no se pueden dar el lujo de especular a la hora de reemplazar inventario, es muy fácil y costoso quemarse.
En los negocios que comercian con mercancías la toma de inventarios físicos es lo único que valida los resultados contables de la operación. De nada vale asumir que la contabilidad está al día y que se está ganando dinero si esto no se confirma con la toma de un inventario físico por lo menos una vez al año. La comparación del inventario físico con el inventario que hay en los libros es lo que va a confirmar si los resultados contables son correctos o no. Si hay menos inventario físico que en los libros el ajuste resultante se convierte en un gasto adicional del negocio. Dependiendo del tamaño de este nuevo gasto las ganancias contables se pueden reducir o simplemente desaparecer. Por otro lado si el inventario físico es mayor que el inventario de los libros entonces esto apunta hacia errores en la contabilidad o errores en la entrada de datos al sistema. Como quiera no es bueno tener diferencias de inventario mas allá de lo que puedan clasificarse como errores sin importancia.
Si se vende a crédito es muy importante que mensualmente se le envíe a todos los clientes un estado de cuenta de su deuda con su empresa. Tanto QuickBooks como Peachtree proveen para esto. Esta práctica además de evitar problemas con sus clientes le va a permitir mantener el sistema de manejo de pagos libre de errores y las posibles filtraciones o desfalcos podrán ser detectados prontamente.
Por último y no menos importante es necesario y fundamental que su negocio cumpla con todas las leyes y reglamentaciones vigentes así como todos los pagos de patentes, contribuciones de la propiedad, impuestos de nomina, pólizas del Fondo de Seguro del Estado y los pagos al gobierno Federal relacionados con impuestos de nomina y retenciones. De no tener estas obligaciones al día y de no contabilizar las mismas correctamente los resultados del negocio en términos de sobrante o beneficio neto no son correctos y nos estamos engañando nosotros mismos. Si estas obligaciones no se pueden pagar el negocio no es viable. De esto ser así hay que hacer las correcciones necesarias bajando gastos, incrementando ventas o una combinación de ambas. Tarde o temprano el negocio que no puede cumplir con estas obligaciones tiene que cerrar o irse a quiebra.
